緊急・重要という区分で仕事やタスクを分類する時間管理のマトリックスを、一度は見たことがある、聞いたことがあるという人は多いはずです。
縦軸に重要度、横軸に緊急度を取ったフレームワークなのですが、それぞれの仕事やタスクを
- 「重要かつ緊急」
- 「重要だが緊急ではない」
- 「重要ではないが緊急」
- 「重要でも緊急でもない」
の4つの領域に分類し、どの仕事に優先して取り組むべきかの優先順位を考え、業務の進め方の改善を図る方法です。
重要度が高く緊急度も高い、または重要度は低いが緊急度は高い仕事やタスクは、その緊急性ゆえに誰しもが行っていると思いますが、それに忙殺されて一日が終わってしまうということはよくありますよね。
しかし自分の将来にとって、また長期的な視点で見たときの業務や計画に大切なのは「重要度は高いが緊急度は低い」仕事やタスクをいかに実行するかにかかっているということを改めて思い、自戒を込めて書きました。
結論として、朝一でのメールチェックは件名だけにして、重要度は高いが緊急度は低い仕事にまず取り掛かることで、私の場合はうまく回っていますので、それもご紹介したいと思います。
- 緊急・重要マトリックスの図
- 緊急・重要マトリックスの各要素
- 緊急度が低いものはどうしても後回しになる
- 重要度は高いが緊急度は低い仕事は「向こうからやってこない」
- 重要だが緊急ではない仕事を行うには、朝一のメールチェックを詳細にしないこと
- 最後に
緊急・重要マトリックスの図
いくつかネットを調べてみたところ、
- 縦軸に重要度（上が重要）
- 横軸に緊急度（左が緊急）
として縦横に仕事を分類して管理しているものが多かったのですが、個人的な好みでこれを
- 縦軸に重要度（上が重要）
- 横軸に緊急度（右が緊急）
という縦横にして考えています。
要素の配置が異なるだけで、それぞれの領域で言いたいことは元々のマトリックスとまったく同じです。
図にすると以下のようになります。
緊急・重要マトリックスの各要素
マトリックスの各要素を、イメージしやすいように具体的な仕事・タスク内容で例示してみました。
「重要かつ緊急」の領域＝自分が実行しないと大きな損失が発生
- 締め切りのある（迫っている）仕事
- クレーム処理などのトラブル対応
- 自分がリーダーのプロジェクト管理
「重要だが緊急ではない」の領域＝自分の成長に大事な自己投資・啓発
- 知識や技術、情報の習得など幅広い勉強
- 将来に向けた計画
- 人とのつながり
「重要ではないが緊急」の領域＝他の人の仕事を止めないために
- 自分宛の問い合わせ対応
- 重要ではない会議への参加
- スケジュール調整
「重要でも緊急でもない」の領域＝本当はやらなくてもよい
- 誰にも読まれないレポート（日報など含め）の作成
緊急度が低いものはどうしても後回しになる
このマトリックスに沿って自分の活動を省みると、重要度の高低に関わらず、どうしても緊急度が高いものを実行することに追われているのが分かりました。
もちろん緊急度が高いということは、すぐに対応しなければならない仕事ということなので、
- 「重要かつ緊急」＝自分が実行しないと大きな損失が発生
- 「重要ではないが緊急」＝他の人の仕事を止めないために
この2つが優先されるのは仕方ないのは確かです。
ただし、本当に集中して高い生産性を持ってこれらの業務を行い、余剰時間を生み出すという強い意識を持っていないと、
業務時間中には”「重要だが緊急ではない」＝自分の成長にとって大事”な仕事を行うことができない
という事態に陥ってしまいます。
一週間思い立って、出社してから退社するまで、自分がどのような時間の使い方をしているかの活動を細かくノートに取ってみたのですが、見事にこの2つに分類される仕事ばかりをしていたことに気付きました。
振り返ってみると、予め自分が計画していたこと以外にも、
- 想定を超えるチームメンバー・他部署からの相談事項への対応
- 上司からの急ぎの依頼への対応
- 会議への参加依頼（とその会議への参加）
などが計画に割り込んでいたことも分かりました。
緊急度が高い仕事は、とにかく自分の計画に割り込んできますよね。自分の計画をある程度ゆとりがあるものにしたつもりでも、なぜか振り返ると、あったはずのゆとりが無くなってしまっていたことに気付きます。
重要度は高いが緊急度は低い仕事は「向こうからやってこない」
重要度は高いが緊急度が低い仕事には、自己投資と捉えられるものが多くあります。
例えば読書がそうですね（仕事中に読むかどうかは別として）。
タイムマネジメントに関する著作があるHyrum W. Smithがおもしろいことを言っています。彼がシティバンクでのセミナーにて参加者に
「なぜ、読むことが重要だと分かっているにも関わらず本を読まないのですか？」
と尋ねたところ、しばらくの沈黙の後に1人の参加者が
Books don't hop up and say, “Hey, I'm a really great book, why don't you read me?”
「本は「私はとてもよい本なので読みなさい」と自分から言ってはこないからです」
と答えたということです。
重要度も緊急度も高い仕事が向こうからやってくるのに比べて、（読書に限らず）重要度は高いが緊急度は低い仕事は、緊急度が低い故にその仕事からこちらのやるべきリストに割り込んでくることが無い、ということがよく分かるエピソードです。
もちろん、これらを行うことで、結果として将来発生していたかもしれない重要度も緊急度も高い仕事を減らす（予防する）ことができることもありますし、自分のためにも行うことは非常に大切です。
それでは、どのようにすれば向こうからはやってこない”「重要だが緊急ではない」＝自分の成長にとって大事”な仕事を行えばいいのかという問題です。
重要だが緊急ではない仕事を行うには、朝一のメールチェックを詳細にしないこと
集中して高い生産性を持って緊急度の高い業務を行い、余剰時間を生み出すという強い意識を持って仕事を行ったとしても定時で仕事が終わらない場合、重要だが緊急ではない仕事に取り掛かる一番安直な方法は「残業する」です。
身も蓋もない結論ですが、総労働時間を増やす方法としては残業する、もしくは休憩時間を減らすぐらいしかありません。
ただし、もちろんできるだけ残業はしたくありませんし、適切な休憩時間も取りたいです、というか取る必要があります。
そこで私が実行して比較的うまくいっているのが、
出社してすぐにメールチェックを詳細に行わず、まずは重要だが緊急ではない仕事を30分から1時間行う
というものです。夜の残業時間に取り掛かるのではなく、朝に行ってしまおうというわけです。
具体的には、不在時に来ているメールの件名だけ流し読みし、その後は思い切ってメーラーを一度閉じました。
出社してPCを立ち上げてメールチェックする、というのはもはや習慣化しているのですが、メールを開いて見ていくと、どうしてもそれらへの対応を考え始めてしまい、それに引きずられる形でなし崩し的に業務がスタートする、というパターンがほとんどでした。
そして自分が不在の間に来ているメールには、
- 「重要かつ緊急」＝自分が実行しないと大きな損失が発生
- 「重要ではないが緊急」＝他の人の仕事を止めないために
のものが多く、それに対応しているうちにあっという間に時間が過ぎる、、、ということになってしまいます。
一方、メールチェック自体をまったくしないということは、これまた自分が不在の間のトラブルなど重要かつ緊急の事態を把握できないことに繋がりかねないため、現実的には難しく、件名だけ流し読むという方法を取りました。
朝にメーラーを閉じて重要だが緊急ではない仕事（例えば振り返りであったり計画であったり）に時間を割いてみると、これが思ったよりもうまくいきました。
出社してからすぐに相談に来る人もいないし、また緊急であったはずの案件も、気付けば必要な日数内にきちんと処理できているということになっていて、意外にも期日の中でなんとか融通できています。
ちなみに、これをやるにあたっていつもよりちょっと早く出社（通常よりも15－30分程度）しているのですが、これも残業の一種になるのでしょうか。
私としては納得していてまったく無理の無い範囲なのですが、人によって意見が分かれるところかもしれません。
最後に
今のところ、朝の時間をこのように使うことで、重要だが緊急ではない仕事に取り掛かることができていますし、特に残業することなく業務を終えることができています。
また、自分の活動を一週間、細かい単位で書き出して振り返りをしたのは、いろいろな気付きや改善点が見えてよかったです。
以前は一日の活動内容をわりと細かい単位でまとめ、一日の終わりに振り返っていたのですが、最近はそのような習慣が無くなってしまっていました。
だいたい自分の仕事に優先順位はつけられているし、業務管理はできているだろうと考えていたからですが、まだまだ時間の使い方は改善できます。
これを機会に無理の無い範囲で（活動の振り返りが細かすぎたりすると続かないので）一日の振り返りを再度習慣化したいと思います。
読んでくださった方の中で、重要だが緊急ではない仕事やタスクに取り組むにあたり、こうしている、という方法があればぜひ教えていただきたいと思います。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
今後もいろいろなエントリを書いていきますので、ぜひお気軽にTwitterのフォローや読者登録をお願いします。