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黄色いノート

ネット通販/EC、新技術、仕事など、いろいろ書いています

相手を思いやるコミュニケーションのための「クッション言葉」

クッション言葉は適切に使うべき

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(読了4分)デキない人のメールには、「クッション言葉」がないという記事を読みました。

ブックマークにはネガティブなコメントも散見されますし(タイトルもちょっと煽り気味ですよね)、確かにクッション言葉をちょっと面倒だなと思う時はあるものの、私自身はここで挙げられているような言葉をメール文面に使っていることが多いです。

相手に何かを依頼する時には、忙しいであろう相手の事情を慮って依頼した方が相手も受け入れてくれやすいでしょうし、何かを依頼されたけれど断らなくてはならない時には、角が立たないだろうと思うからです。

これらは結局は、自分の仕事をいかに効率的に達成するか=自分のために行っていることで、こちらの記事にも

「相手の機嫌を損ねる→相手が心を閉ざす」となれば、結果的に、仕事の目的を達成することが難しくなるからです。

というようにありました。

日本語はこういうところが回りくどくていやだ、というコメントもあったのですが、実は英語でのビジネスメールにもこういう丁寧な(婉曲な)表現が使われており、それもやはり仕事を達成しやすくするためです。後ほどいくつかピックアップしたいと思います。

表現することの大切さ

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自分では相手のことを考え、忙しいだろうにこんな依頼をするのは悪いな、もしくは相手の依頼を断らざるをえなくて申し訳ないな、と思っていたとしても、それを表現しなければ相手には伝わりません。

お互いが顔を合わせて話している場合にはそういったニュアンスも言外に伝わることもありますが、メールでそれを期待することはできません。

メールでは、特に親しい関係を築いている相手に対してでない限り、その本文に書いてあることが全てであるためです。

ちなみに日本語のメールだけにではなく、単刀直入に用件だけを伝えていると思われがちな英文ビジネスメールにも、上述のように実はこのように丁寧(婉曲)な英語のクッション言葉が存在しています。いくつかピックアップしてみます。

英文ビジネスメールの丁寧(婉曲)な表現例

依頼を出す時(いついつまでにやってください)

1月1日までに戻してください。
Come back to me before the 1st of January.

というのももちろん正しいですが、PleaseやCould youを付ける以外にも例えば

Do you think it would be possible for you to...
If it is possible could you please...

などを冒頭に付けることによって、「1月1日までに戻してくれますか?(戻してくれることはできますでしょうか?」というように、より丁寧な表現になります。

また依頼をする際の英文メールの末尾によく付記するのが

Thank you in advance for your time/support.
It would be greatly appreciated.

などですね。

これも、Thank Youの一言だけであるよりも、「あなたが割いてくれたお時間/サポートに感謝します」「ご協力に感謝します」というように、より丁寧な表現になっています。

依頼を断る時(申し訳ないですが・・)

私にはできません
I can't do it.

も正しいですが、依頼を断る際によく使われる丁寧な表現に、例えば

I'm sorry, but I'm afraid I can't do it.

というものがあります。

心苦しいですが(申し訳ないですが)できません、といった意味になります。この後になぜできないのか、そのできない理由が書いてあるとより丁寧になります。

理由を伝えるべき

英語に限らずもちろん日本語でも、何かを依頼する際もしくは依頼を断る際には、その理由を伝えるに越したことはありません。

以前どこかで読んだのですが、自分が急いでコピーを取らなければいけない時に既にコピー機を使っている人がいるとして、相手に順番を譲ってほしい場合、「すいません」という声がけに続いてどのように依頼すればスムーズかというものですが、

  1. 先にコピーを取らせてください
  2. 急いでいるので先にコピーを取らせてください
  3. あと5分で始まる大事な会議資料なんです。急いでいるので先にコピーを取らせてください

というケースで考えた場合、もちろん3がスムーズです。

相手が共感してくれる理由を示すことにより、自分の目的を達成しやすくなります。

相手の依頼を断る際も同様で、なぜ断らなければいけないのかを伝えた方がその場もその後もスムーズになります。

最後に

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コミュニケーションは、伝えることではなく「受け手に伝わったこと」が全てだと思います。

そしてそれは、文面に書かない限り相手には伝わらないメールにおいて、特に気を付けなければいけない点ですね。

相手を思いやるコミュニケーションを正確に伝えるためにも、自分の立場に合った「クッション言葉」を適切に使っていこうと思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

今後もいろいろなエントリを書いていきますので、ぜひ読者登録をお願いします。